Datos de carácter personal en elección de Comité de Empresa

Atención al uso de datos excesivos, finalidades incompatibles y déficit de medidas de seguridad

(Caveat Emptor: no tengo titulación en Derecho…)

Motivación

Los diferentes aspectos del tratamiento de datos de carácter personal (DCP) de los trabajadores por los representantes de los trabajadores y las cesiones por parte de la empresa están razonablemente bien acotados y definidos, entre las leyes laborales, las de protección de datos y las práctidas indicadas por la AGPD en la Laborales2.pdf guía de DCP en las relaciones laborales.

Aquellos aspectos relacionados con el tratamiento de los DCP de los trabajadores por las organizaciones sindicales y las cesiones por parte de la empresa están más huérfanos, si bien hay un conjunto de casuística dispersa en numerosas resoluciones de la AGPD, especialmente en relación al uso de DCP por organizaciones sindicales, que bien podrían consolidarse en una nueva versión de la guía. Tambien hay al respect un conjunto de interesante de recomendaciones de agencias de protección de datos de comunidades autónomas.

Sorprendentemente, los aspectos relacionados con el tratamiento de los DCP de los trabajadores que hacen las mesas electorales en las elecciones sindicales es un erial informativo y normativo escaso y dislocado, y expuesto (parcialmente por ello) a incumplimientos habituales: es frecuente que se incumplan Art. 9 -seguridad de los datos, 10 - Deber de secreto y 11 - Comunicaciones.

[Nota: se abordan los asuntos relativos a empresas (aplican el Estatuto de los Trabajadores1, Reglamento de elecciones2 y Ley Orgánica de Libertad Sindical3) y no los relacionados con las administraciones públicas; hay aspectos normativos diferentes que tener en cuenta; por ejemplo, el Reglamento de elecciones4, que por ejemplo en su Art. 4.4 refleja el derecho de las organizaciones sindicales a recibir el censo.]

[Nota: se advierte que hay aspectos tales como la cesión del censo a las organizaciones sindicales que pueden pactarse de forma particular y diferente en convenio colectivo.]

Resumen

Las mesas electorales en su uso del censo laboral para crear el censo electoral5 tratan datos de carácter personal (DCP) de los empleados (por tanto la LOPD es de aplicación - Art 1), y es aplicable el regimen de protección.
[Nota: la mesa electoral está formada por tres trabajadores; pueden comparecer un interventor de cada candidatura, con voz pero sin voto, que, en principio, no deberían acceder al censo laboral).

Si bien la mesa electoral no es persona física ni juridica, ni órgano administrativo,y no le queda espacio para decidir sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento, es, desde mi punto de vista, responsable del tratamiento6 y7. Ahora bien, ¿es también responsable del fichero?8 En mi opinión, este es uno de esos casos "especiales" donde merece la pena separar el responsable del fichero -la empresa- y el responsable del tratamiento -la mesa electoral-. Es un caso análogo a la remisión de publicidad donde una empresa contrata los servicios de una empresa de publicidad (que tiene los contactos con las personas y el fichero estará debidamente inscrito y protegido), mientras que la contratante es responsable del tratamiento en cuanto dispone las finalidades del mismo. Con esta aproximación, ambos empresa y mesa electoral tienen responsabilidades: en particular tienen un deber fiduciario sobre la protección de los datos, que no se usen para fines incompatibles y que no se produzcan cesiones.

Lo que suele ocurrir, dado el erial informativo y desajuste regulatorio … las empresas entienden que el asunto no va con ellas y las mesas electorales, por falta de conocimiento, suelen difundir:

  • Lo que no se debe
    • Difundiendo NIFs y fechas de nacimiento innecesarios en el censo electoral9, datos evidentemente excesivos.
    • Cediendo el censo laboral a organizaciones sindicales
  • Como no se debe: en tablones (físicos y electrónicos -incluso en internet)
    • A los que tienen acceso personas distintas de las involucradas (por ejemplo, suministradores)
    • De los que se pueden sacar copias

Práctica propuesta (excelente):

Encontrando un equilibrio y uso proporcional entre los derechos fundamentales, los déficits de las normativas laborales en términos de protección de DCP y el difícil encaje de la actividad de la mesa electoral en las normativas de protección de DCP.

* RESPONSABILIDADES
* Empresa responsable del fichero
* mesa electoral responsable del tratamiento.

  • CENSO ELECTORAL
    • El censo electoral debe contener solo nombre y apellidos así como alguna otra información para gestionar las situaciones donde pueden repetirse dichos datos para personas diferentes (colisiones), preferiblemente información del directorio organizativo (tal como número/extensión de teléfono o correo electrónico). Si no queda otro remedio, antigüedad. Nótese que con un conjunto tan reducido de datos su publicación en un tablón no conlleva onerosas medidas de protección.
  • LA EMPRESA
    • Facilita el censo laboral a la mesa electoral
    • Incluye en el censo laboral textos indicando que contiene datos de caracter personal protegidos y su caracter confidencial e incluye la información siguiente a la mesa electoral:
      • En relación al censo laboral
        • Deber de secreto y guarda (incluir texto del Art. 10 LOPD)
        • No cesión de datos (Art. 9, 10 y 11 LOPD): no debe ceder ni dejar ver el censo laboral a nadie, ni a interventores, ni a representantes de los trabajadores ni a organizaciones sindicales
        • Deber de protección (Art. 9): custodia apropiada del censo laboral y su devolución a la empresa a la terminación del proceso.
      • En relación al censol electoral
        • Creación el censo electoral y su contenido (nombre, apellidos y diferenciador), a partir del censo laboral
        • Deber de publicar en "tablones" el censo electoral al alcance exclusivo de los electores

[Nota: en el texto siguiente se analizan los diversos aspectos, considerándose la elección de delegados de personal y miembros del Comité de Empresa.]


Requisitos de la normative laboral y análisis

Los requisitos legales que regulan las elecciones son anteriores a la LOPD (si bien de fecha posterior a la LORTAD pero provenientes de los 80). Su redacción no está estructurada contemplando la protección de los DCP, y presentan algunos aspectos parcialmente contradictorios y otros poco explícitos que afectan al tratamiento de DCP, dando lugar, por lo general, a que se publique como censo electoral el censo laboral, resultando en un empleo de datos excesivos, y siendo publicados en tablones a los que acceden terceros y donde no se evitan las copias resulta en una protección inadecuada, provocando comunicaciones indebidas por numerosas mesas electorales.

El Estatuto de los Trabajadores establece en el Art. 74

a) cuando se trate de elecciones a delegados de personal10

* La empresa remitirá a la _mesa electoral_ el censo laboral
* La mesa electoral hará público entre los trabajadores el censo laboral11 con indicación de quiénes son electores.

[nota: la comunicación de la empresa a la mesa electoral es legítima por estar obligada por ley y no require consentimiento]

b) cuando se trate de elecciones a miembros del comité de empresa

La mesa electoral
* solicitará al empresario el censo laboral
* confeccionará, con los medios que le habrá de facilitar el empresario, la lista de electores (censo electoral)
* hara pública la lista de electores en los tablones de anuncios mediante su exposición
* publicará las candidaturas en los tablones referidos

En este caso b
Se identifican por tanto dos listas distintas: el censo laboral y el censo electoral (o lista de electores).
No se especifica contenido a ser incluido en el censo electoral.

El Reglamento establece en su Art. 6 (Censo laboral):

Para elecciones a Delegados de Personal así como para miembros del Comité de Empresa

a) Obligaciones de la empresa:
* Remitirá a los componentes de la mesa electoral el censo laboral, ajustado al modelo (el modelo incluye: Grupo laboral, nombre y apellidos, sexo, número de DNI, fecha de nacimiento, antigüedad y categoría profesional).
* Cuando se trate de empresas o centros de trabajo con 50 o más trabajadores, en el censo laboral se hará constar el nombre, dos apellidos, sexo, fecha de nacimiento, documento nacional de identidad, categoría o grupo profesional y antigüedad en la empresa de todos los trabajadores, distribuyéndose en un colegio de técnicos y administrativos y otro de especialistas y no cualificados, y un tercer colegio, si así se hubiese pactado en Convenio Colectivo, de acuerdo con lo previsto en el artículo 71.1 del Estatuto de los Trabajadores.
* Facilitará en el listado del censo laboral la relación de aquellos trabajadores contratados por término de hasta un año, haciendo constar la duración del contrato pactado y el número de días trabajados hasta la fecha de la convocatoria de la elección. A los efectos del cumplimiento de los requisitos de edad y antigüedad exigidos en el artículo 69.2 del Estatuto de los Trabajadores para ostentar la condición de elector y elegible, se entiende que los mismos habrán de cumplirse en el momento de la votación para el caso de los electores y en el momento de la presentación de la candidatura para el caso de los elegibles.

[nota: la comunicación de la empresa a la mesa electoral es legítima por estar obligada por ley y no require consentimiento]

b) Obligaciones de la mesa electoral

* hará público, entre los trabajadores, el censo laboral12; cuando se trate de elecciones para Comités de Empresa, la lista de electores y elegibles13 se hará pública en los tablones de anuncios durante un tiempo no inferior a setenta y dos horas.

Se identifican por tanto dos listas distintas: el censo laboral y el censo electoral (o lista de electores y elegibles).
No se especifica contenido a ser incluido en el censo electoral.


Carlos Bachmaier
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Último cambio el 05 Jun 2015 10:50


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